Paretovo pravidlo: Přehledný sklad bez zbytečné dřiny

Paretovo pravidlo 80/20 říká, že většinu výsledků přináší jen malá část našich činností. A platí to i pro sklad v zubní ordinaci – když se zaměříte na několik zásadních pravidel a naučíte se je dodržovat, získáte přehled o zásobách a ušetříte si spoustu starostí.

Přehledný sklad s pětinou úsilí

Pokud byste chtěli mít naprosto perfektní a 100 % přesné skladové hospodářství, museli byste vyvinout až nesmyslně velké úsilí. Z vašich zubařů a asistentek by se v podstatě stali skladníci na plný úvazek.

Mnohem důležitější je dostat se díky relativně malému úsilí na cca 80% přesnost dat o zboží ve skladu. Přesnost skladové evidence vám určí statistika z inventur – o tom píšeme zde. A podle našich zkušeností se můžete na 80 % dostat tehdy, provádíte-li zhruba 20 % skladových činností správně.

Jak dosáhnout 80% přesnosti dat

Pro dosažení 80% přesnosti dat ve skladu doporučujeme postupovat podle těchto kroků:

1. Zaveďte digitální skladové hospodářství.
2. Nastavte a dodržujte procesy skladového hospodářství (zejména vyskladňování).
3. Evidujte šarže a expirace alespoň u produktů, které expirují a zároveň nejsou rychloobrátkové (např. rukavice).
4. Všechny skladové pohyby provádějte skenováním, nepište nic ručně.
5. Dělejte pravidelné inventury – alespoň jednou za 3 měsíce.
6. Zaveďte skladová minima k rychloobrátkovým produktům a objednávejte z větší části podle nich.
7. Vyskladňujte podle principu FIFO (dříve naskladněné zboží má přednost).

Tyto kroky z pohledu skladového hospodářství nejsou příliš náročné, ale když je zavedete, tak jste maximalizovali užitek skladového hospodářství na zhruba 80 %.

Jak dosáhnout 100% přesnosti dat

Pokud jste opravdu odhodlání a chcete dosáhnout 100% přesnosti, bude to docela dřina. Nezapomínejte, že nejste Alza a vaše priorita je pacient, nikoliv sklad. Neznamená to, že byste měli sklad šidit, ale za nás je nejlepší držet se pro začátek pravidla 80/20. 

Jaké další skladové činnosti byste tedy museli dělat, abyste měli 100% dokonalý sklad:

1. Sjednoťte veškerý používaný sortiment – všichni zubaři a zubařky musí používat to samé.
2. Zaveďte skladové pozice – označení toho, kde přesně se daný produkt ve skladu nalézá.
3. Evidujte šarže a expirace všude, kde to jde. U zboží, které neexpiruje, evidujte alespoň šarže, jsou-li uvedeny.
4. Evidujte hodnotu každé zásoby na skladě podle faktury a případně dobropisu.
5. Umisťujte různé šarže stejného produktu na vlastní skladové pozice, aby nedošlo k jejich promíchání.
6. Vyskladňujte striktně podle principu FEFO (tzn. podle expirace).
7. Zaveďte skladová minima ke všem produktům.
8. Dělejte inventuru minimálně 1× měsíčně, ideálně ve dvou lidech.
9. Evidujte produkty blízko k expiraci a 1× měsíčně rozhodněte, co s produkty blížící se expiraci uděláte, abyste je stihli využít.
10. V ordinacích držte minimum zboží, většinu uložte ve skladu.
11. Připravujte si materiály dopředu na celý den (do míry, do které to jde).
12. Mějte dedikovaného člověka, který se o sklad bude starat a až na výjimky do skladu nikoho dalšího nepustí.

Zvažte sami, jestli to všechno pro vás má smysl. Dodržovat všechny body by bylo opravdu náročné, ale můžete si ze seznamu vybrat jen části, které vám budou dobře sloužit a správnost svého skladového hospodářství tak zlepšit.

Z naší praxe víme, že digitální skladová evidence je pro mnohá stomatologická zařízení úplně nová věc, na kterou nejsou zvyklí. A právě proto vždy začínáme v režimu 80/20 a až postupem času, když je zájem a dává to smysl, pomáháme s dalšími kroky. Záleží jen na vás, k jak přesným datům chcete dojít a kolik pro to jste ochotni investovat času.