FIFO a FEFO: Pořádek ve skladu začíná při výdeji zboží

FIFO a FEFO. Zní to jako jména dvou skřítků z Večerníčku, ale ve skutečnosti jde o základní principy vydávání zboží ze skladu. Když se nedodržují, ve skladu se snadno hromadí staré zásoby, které kvůli expiraci skončí v koši. Nepřehledný sklad navíc brzdí provoz a chyby často odhalíte až při inventuře. 

FIFO – dříve naskladněné zboží má přednost

FIFO je zkratka z anglického „first in, first out“. Znamená to, že ze skladu nejdřív berete to, co je tam nejdéle. Díky tomu se vám nehromadí zapomenuté krabice v rohu a zboží neleží ladem zbytečně dlouho.

Na mnoha zubních klinikách to chodí ve skladu tak, že se nové zboží umístí na stejné místo, na kterém leží i to staré, ovšem více dozadu, aby po ruce byly starší materiály. Je nutné zajistit, aby nedocházelo k promíchání zboží, například při inventuře, úklidu či manipulaci při naskladnění a vyskladnění.

Každý, kdo v ordinaci pracuje se skladovými zásobami, by měl princip FIFO pochopit. Jedna malá chybka znamená, že každý další skladový pohyb už není v souladu s FIFO a systém přestane fungovat. Napravit se to dá často až při inventuře, kdy třeba zjistíte, že vám vzadu leží měsíce zastrčené kompozity, které expirovalo, nebo jím expirace brzy hrozí.

FEFO – třídění podle expirace

Pokud chcete mít jistotu, že nepropásnete datum expirace, použijte princip FEFO. Vychází z anglického „first expiring, first out”. Tento princip spočívá v tom, že jako první vyskladňujete zboží s nejbližší expirací.

Zní to logicky, ale dodržovat FEFO může být náročné. Kromě toho, že musíte zajistit organizaci zboží na poličkách jako u FIFO (případně umisťovat různé šarže na různé pozice), kontrolujete na každém zboží ještě datum expirace. A ruku na srdce – tohle už jde bez dedikovaného skladníka dost složitě.

Při naskladnění zboží musíte dohlížet na to, abyste je zařadili na poličku do „fronty” správně. V praxi většinou platí, že materiál, který vám dorazí od dodavatele později, mívá i pozdější expiraci. Nicméně k odchylkám může dojít, pokud:

• nakupujete od různých dodavatelů (a jeden dodavatel má skladem např. dříve expirující šarže než druhý),
• nakupujete materiály, které jsou blíže expiraci, ve výprodejových slevách.

Kdybyste v takovém případě použili jen FIFO, pak by se mohlo stát, že dříve expirující materiál strčíte na poličku dozadu a on v mezičase proexpiruje. Na FEFO potřebujete software pro skladovou evidenci, který dokáže načíst informace o expiraci z produktových obalů při příjmu.

Proč se FIFO a FEFO v ordinacích nedaří dodržovat

Z praxe v ordinacích a klinkách víme, že největší překážkou správného skladování je nedostatek místa. Sklady jsou často jen malé komůrky, do kterých se musí vejít veškeré zásoby. Častokrát bývá mnoho sortimentu i po šuplících v ordinacích, protože ve skladu není dost místa.

Ideální je samozřejmě už při výběru místa pro vaši praxi počítat s prostorem pro materiály a hlavně separátní skladovou místností poblíž ordinací. Chápeme však, že ne vždy to je možné a je třeba dělat kompromisy.

Další překážkou pro zavedení FIFO či FEFO bývají zvyky personálu. Oba principy jsou logické, ale pokud nepřesvědčíte personál o jejich přínosu, nebude do jeho dodržování investovat energii.

Často slýcháme argument ve stylu, že materiál se v ordinacích spotřebuje tak rychle, že není potřeba hlídat jeho expiraci. V praxi ale vídáme téměř všude, že ve skladu leží expirované zboží a přitom se tomu dalo předejít alespoň pomocí FIFO principu. 

K majitelům zubních praxí se většinou ani nedostane informace o tom, že se vyhodilo něco expirovaného. Pokud nepoužívají skladový software, který expiraci hlídá, nemají o tom vůbec přehled a mylně se domnívají, že nic neexpiruje.

Doporučení z praxe: Začněte alespoň s FIFO

Ačkoliv jsme v Evidentistu zastánci toho mít ve skladu perfektní pořádek, chápeme, že ordinační frmol někdy neumožňuje FEFO důsledně dodržovat. Dobrou zprávou je, že v drtivé většině vám postačí metoda FIFO. 

Pokud ale chcete mít ve skladu naprostý pořádek, zaveďte FEFO a zároveň šarže ukládejte na předem určené pozice. To znamená, že i když máte stejný produkt, nemáte ho na jednom místě ve skladu, ale na různých skladových pozicích, rozdělených podle šarží.

Pozor – na toto už budete ale potřebovat ve skladu více místa a zároveň opravdu důsledného člověka, který se vám o sklad bude starat. Většinou stačí dedikovat někoho z personálu a rozšířit mu úvazek o práci ve skladu.

Hlavní benefity principů FIFO a FEFO

1. Snížení rizika expirace zboží.
2. Lepší pořádek ve skladu, ve kterém se dobře vyzná i zastupující personál.
3. Zrychlení inventur.
4. Splnění zákonné povinnosti vést skladovou evidenci přesně.
5. Lepší přepravenost na případné kontroly z úřadů.