Vedení dentálního skladu: Excel vs. Evidentist

Za 40 let své existence se stal Excel synonymem pro pořádek. Vedeme v něm účetnictví, organizujeme projekty a – ano – řídíme i skladové zásoby, klidně i ty dentální. Jenže to, že je řešení ověřené, ještě neznamená, že je efektivní. A právě ve skladovém hospodářství Excel dost naráží na své limity. Přečtěte si proč. 

Hlavně digitálně

Teď nás prosím, nechápejte špatně. Správa dentálního skladu v Excelu je rozhodně lepší, než kdybyste zásoby neevidovali vůbec. I my v Evidentistu totiž razíme filozofii, která říká:

• Evidujte svůj sklad.
• Dělejte to digitálně.

Problém ale je, že v Excelu se opravdu hodně nadřete. Systém začne haprovat ve chvíli, kdy chcete vést sklad co nejefektivněji, například když:

1. nechcete nic ručně vyplňovat, pokud to není nezbytně nutné,
2. chcete zaznamenat skladové pohyby hned  v okamžiku, kdy zboží vydáváte nebo přijímáte
3. chcete přenechat nástroji maximum rutinní práce.

Všechny tři body postupně projdeme a poradíme, jak se s nimi vypořádat, když chcete dentální sklad vést co nejefektivněji. 

1. Zbavte se ruční evidence

Z praxe máme ověřeno, že personál v zubních ordinacích často nebývá příliš digitálně zdatný. Každý nástroj, který při práci používá, by proto měl být maximálně jednoduchý a intuitivní z hlediska uživatelské zkušenosti.

A to Excel ani trochu nesplňuje. Veškerá data v něm řešíte ručně – klikáním přes myš a psaním na klávesnici. Nejen, že to je živná půda pro chyby a překlepy, ale hlavně tím dost bobtná čas, který zaměstnanci administrativou stráví.

Příklad: Do ordinace dorazí objednávka s 10 různými produkty. Než je všechny zanesete do Excelu, strávíte tím průměrně 1–2 minuty. Možná i daleko víc – podle toho, jak snadno na obalu najdete údaje o šarži a expiraci.

A tím dřina nekončí. Jen si představte, že: 

• Berete zboží ze skladu. Nejenže se kvůli evidenci musíte vracet k počítači v ordinaci, ale ještě ke všemu musíte každý produkt v Excelu ručně najít a upravit stav zásob.
• Pokud poctivě evidujete šarže, musíte ještě k tomu upravit konkrétní šarži. 
• Pokud chcete navíc evidovat, do které ordinace byl výdej proveden, museli byste si pro to v Excelu vytvořit separátní záložku.
  
  

Ve výsledku tak zaevidování příjmu nebo výdeje každého jednoho produktu zabere 3–5 minut – za předpokladu že personál neudělá žádnou chybu. 

Jak to dělat lépe?

Obecně platí, že co není nutné psát, nepište. Takto vám práci usnadní Evidentist:

1. Pro zakládání nových produktů je v systému připravená šablona. Máme jich vytvořených pro 80 tisíc produktů. Pravděpodobně tak už pro 80 % produktů vaší kliniky máme předpřipravené řešení.
   Při nasazování Evidentistu vám veškeré produkty zaneseme do systému my, takže si můžete tuhle část práce rovnou odškrtnout.
2. Veškeré skladové pohyby (příjem i výdej) děláme skenováním.
   To v praxi znamená, že:
   
   • Balík od libovolného dodavatele a stejně tak jednotlivé produkty naskladníte jedním skenem – včetně šarží a expirací (pokud je produkt má ve skenovatelném formátu). U vybraných dodavatelů dokonce umí i sám založit nové produkty.
   • Výdej materiálů do ordinace řešíme také výhradně skenováním.
3. Systém automaticky převede obsah balení na kusy, včetně ceny. Takže při nákupu vícekusového balení nemusíte počet kusů ručně přepisovat do tabulky.
4. Přímo v aplikaci vidíte přehledné grafy stavu zásob – co jste zrovna naskladnili nebo co dochází. Nemusíte tak v Excelu nic filtrovat a trápit se s vytvářením grafů. 
5. U inventur opět stačí jen naskenovat čárové kódů produktů. Nemusíte si nic zapisovat bokem a pak produkty dohledávat v inventarizačním listu.

Abychom byli spravedliví – i při správě skladu v Evidentist nastávají situace, kdy musíte data zadat ručně. Například:

• Když zakládáte nový produkt, pro který v systému nemáme šablonu – a ani jsme vám ho nezaložili při nasazení Evidentistu. Nejčastěji jde o léčiva nebo privátní značky různých dodavatelů.
  
  
• Když zadáváte šarže a expirace u produktů, kde výrobce tyto informace nedal  do skenovatelného kódu – nejčastěji u starších balení.
  
  

Celkově jsou ale tyto případy oproti Excelu opravdu výjimečné a čas pro příjem i výdej jednoho produktu vám zabere pár vteřin.

2. Evidujte pohyby ve skladu obratem

Jakákoliv prodleva mezi uskutečněním skladového pohybu – například vydáním materiálu do ordinace – a úpravou stavu zásob ve skladové evidenci výrazně zvyšuje riziko, že změnu zapomenete zadat úplně. A to se stane raz dva – zvlášť, když sklad evidujete v Excelu. 

Váš personál bude totiž kvůli zaevidování každé položky přebíhat mezi skladem a počítačem. Vy ale potřebujete aby se co nejvíce věnoval pacientům namísto další nálože administrativy.

Navíc pokud je evidence pohybu zboží složitá, hrozí o to víc, že to personál začne „flákat“ a vy budete mít v tabulkách chybná data, podle kterých budete dělat špatná nákupní rozhodnutí. A tím přicházíte o peníze.

Jak to dělat lépe?

K tomu, aby personál mohl příjem i výdej zboží zaznamenat rovnou ve skladu (nebo jinde, odkud zboží bere), máme jednoduché řešení. Všechny produkty snadno naskenujete prostřednictvím naší mobilní aplikace na iOS i Android. Stačí, když budete mít po ruce svůj smartphone, zboží v aplikaci jednoduše „pípnete“ – aplikace nejen pozná, o jaký produkt jde, ale také jakou má šarži a expiraci.

Zaznamenat pohyb zboží obratem je pro personál nejjednodušší řešení. Nikoho tím nezdržují a Evidentist tak rychlostně obstojí i v ordinačním frmolu, kdy sestřička těžce nestíhá.

3. Maximalizujte množství nevykonané práce

Nemáme teď na mysli, že by digitální nástroje měly veškerý chod skladu obsluhovat za vás. Moderní skladová evidence ale podle nás vypadá tak, že děláte jen nezbytně nutnou část práce – a vše co jde, automatizujete. 

K automatizaci sice můžete využít i Excel, ale pravděpodobně vám to zabere spoustu času – a výsledek se těžko vyrovná úrovni, kterou vám poskytne skladový software.

Jak to dělat lépe?

Nechme stranou, že úplným základem je správně procesně nastavené skladové hospodářství – jak na to, se dočtete na našem blogu.

Evidentist vám pomůže množství nevykonané práce maximalizovat ve dvou úrovních:

1. Tím, že automatizujete skladovou evidenci, snížíte ruční přepisování na minimum – místo toho vše naskenujete pomocí kódů. 
2. Díky tomu, že skladové pohyby evidujete obratem, máte vyšší jistotu, že stav zásob ve skladu odpovídá realitě. Při nakupování zboží se tak opřete o reálná data, aniž byste museli běhat do skladu a kontrolovat, zda zboží skutečně dochází.
   
   Evidentist dokonce zvládne automaticky vygenerovat objednávky na docházející zboží – a to pro libovolné dodavatele.
   
   Jak to funguje: K datu vzniku tohoto článku (12/2025) umí Evidentist  automaticky do košíku přidat zboží, které je pod vaším požadovaným skladovým minimem. Pro jednotlivé dodavatele pak vygeneruje objednávky v XLSX nebo PDF. Ty pak jen rozešlete svým dodavatelům, odsouhlasíte si s nimi cenu a pak už jen zboží přijmete.
   
   A třešnička na dortu? Zboží můžete celé přijmout od kteréhokoliv dodavatele skenem jednoho kódu.
   

Excel vs. Evidentist: Srovnání v číslech

Abychom to shrnuli – v tabulce níže jsme spočítali, kolik času, ruční práce i zbytečného rozhodování dokáže Evidentist ušetřit oproti Excelu. A z čísel je jasné, že ten rozdíl je opravdu velký – což v každodenním shonu jistě poznáte.