Praktické tipy na správné skladování materiálů v dentálním skladu - 4. díl

Vítejte u posledního dílu čtyřdílné série, ve které s vámi sdílíme nejlepší praktiky pro skladování dentálních materiálů ve vašich skladech. Dnes se podíváme na poslední dva tipy.

Připravenost na SÚKL audit

Mnoho dentálních klinik se SÚKL auditu bojí. Není divu. Ne vždy je SÚKL úplně transparentní s tím, co vše požaduje, a častokrát je to poměrně velká byrokratická zátěž.

SÚKL chce, aby vaše klinika měla písemně zdokumentovanou tzv. “Správnou skladovací praxi”, což je dokumentace procesů toho, jak zdravotnické prostředky skladujete. Tj. jak zboží nakupujete, co k němu ukládáte za dokumentaci, co zaznamenáváte u zboží do karty pacienta, jak hlásíte nežádoucí příhody (vigilanční hlášení) apod. Tyto procesy musí pak každý zaměstnanec vašeho personálu dodržovat a o jejich dodržování musí existovat důkazy (např. protokoly, data v software apod.)

Když pak SÚKL přijde na audit, musíte být schopni identifikovat ve svém skladu ty produkty, které jsou zdravotnickým prostředkem. Musíte u nich mít jejich šarže, expirace, UDI kódy, výrobce, dodavatele a další náležitosti, které SÚKL vyžaduje (např. návod v češtině, prohlášení o shodě…).

U produktů, u kterých výrobce předepisuje skladovací teplotu a/nebo vlhkost, musíte umět prokázat, že jsou skladovány správně. A pozor - na to nestačí mít jen ve skladu teploměr a ukázat SÚKLu, že zrovna teď v okamžik auditu je zde teplota v pořádku. Je třeba o každém měření mít důkaz (např. u teploty potřebujete denní minima a maxima ve skladovací místnosti).

Menší prohřešky se řeší napomenutím, nejčastější jsou však desetitisícové pokuty - viz web SÚKLu. Nejvíce se SÚKL při auditech zaměřuje na absenci návodů, CE značení, BTKčka u přístrojů a teplotu skladování.

Evidentist vám pro SÚKL audit poskytne část skladových dat, která potřebujete (samozřejmě za předpokladu, že je do Evidentistu dáte). Bohužel SÚKL nezveřejnil žádný standardní formát dat, která chce, takže ani Evidentist neumí jedním tlačítkem vygenerovat vše, co si auditor zamane. Ale už jen díky tomu, že v Evidentistu máte sklad digitálně, vám dokáže ušetřit desítky hodin času a také dost peněz za případné pokuty.

Skladování různých šarží na různých umístěních

Pokud jste opravdoví pedanti na řád ve skladu a chcete mít vše dokonalé, pak můžete zavést do skladu ještě jedno pravidlo, kterým se standardně řídí klasické non-dentální sklady. V dentálních skladech se běžně nevyužívá (není tolik místa a chce to vyšší časovou investici). Jde o pravidlo umisťování různých šarží stejného zboží na různá skladová umístění.

Představte si, že máte dvě šarže produktu Optragate Junior. První šarže má expiraci za 12 měsíců, druhá až za 4 roky. Logicky budete chtít prvně spotřebovat tu první, aby neproexpirovala (viz princip FEFO popsaný ve druhém díle). Jenže když obě šarže dáte na jedno místo ve skladu, hrozí riziko chyby, že omylem vezmete šarži druhou a první proexpiruje.

Z toho důvodu se ve skladech různé šarže stejného zboží skladují na úplně jiných umístěních - ideálně v úplně jiné skříni nebo alespoň v jiné poličce.

Tímto pravidlem se řídí např. náš zákazník LaDenta, kde mají ve skladu naprosto precizní a dokonalý pořádek, za který by se nemusela stydět ani Alza.

Přijde vám to složité? Nevadí, pomůžeme.

Pokud vám výše uvedené praktiky přijdou složité, nezoufejte. Zkuste začít s jednou či dvěma a uvidíte sami, zdali se vám daří sklad řídit lépe.

My vám všechny tyto věci umíme pomoci nastavit v rámci Evidentistu také. Chcete-li dostat svůj sklad pod kontrolu a fungovat jako moderní dentální klinika nebo laboratoř, vyzkoušejte si Evidentist zdarma a nebo nám napište a my vám se vším rádi pomůžeme.