Díky digitalizaci skladu máme náklady pod kontrolou a naskladnění zabere půl minuty, říkají majitelé kliniky LaDenta

Moderní zubní kliniky mají pořádek nejen v datech pacientů a objednávkách, ale i ve skladu. V LaDentě si na přesných číslech zakládají – a právě proto vyměnili excelové tabulky za Evidentist. Získali přehled, funkční systém a jistotu, že jim ve skladu nic nechybí a žádné zboží neprojde. Přečtěte si, jak se jim s Evidentistem pracuje a kde jim šetří nejvíc času.

Zubní kliniku LaDenta založili manželé Vaníkovi v roce 2016. Dnes v pražských Holešovicích provozují šest ordinací včetně dentální hygieny a plánují otevřít další dvě. K řízení chodu kliniky mají progresivní přístup – papírování u nich téměř neexistuje a klasické šanony byste hledali marně. Dokonce i pracovní smlouvy řeší výhradně elektronicky.

S řízením skladu jim už dva roky pomáhá online systém Evidentist. Díky tomu v LaDentě nemusí nosit informace o stavu zásob nebo expiraci léků v hlavě nebo je přepisovat do tabulek. Mají přehled o výdajích a nestává se, že by něco ve skladu chybělo nebo že by tam dokonce leželo prošlé zboží.

Konec vyplňování tabulek a zbytečných chyb

Před zavedením Evidentistu měla v LaDentě každá sestra svou excelovou tabulku na Google Disku, kam si zapisovala, co během dne vyskladnila. Na první pohled jednoduché řešení. Jenže když během ošetření odběhnete do skladu, nemáte čas si sednout k počítači a všechno vyplnit. Musíte se rychle vrátit k pacientovi – a zpětně už si často nevzpomenete, co jste vlastně vzali. Výsledkem byla spousta chybějících dat a nespolehlivé záznamy v tabulkách.

PMS nefungoval ideálně ani při naskladňování. Veškeré zboží bylo nutné zapsat ručně a ke každé položce jste museli ručně vyplnit až šest různých údajů – název, kód, cenu, jméno dodavatele, šarži a expiraci.

Skladový systém, který zubařům opravdu rozumí

Vedení skladu v PMS se ukázalo jako neudržitelné a v LaDentě od něj postupně upouštěli. V tu dobu dostali nabídku od Henry Schein, aby se zapojili do testování nově vznikajícího skladového systému Evidentist a pomohli s jeho vývojem.

Přechod do nového systému jim zabral jedno odpoledne a večer – převedli data z PMS, zrevidovali celý sklad, přiřadili každému zboží kód a rozdělili materiál podle šarží. Se zavedením systému pomáhal přímo na místě tým z Evidentistu.

Dnes už jsou to dva roky a v LaDentě panuje spokojenost. Mají přehled o skladových zásobách a velkou úlevu zaznamenaly i asistentky. „Konečně přišel někdo, kdo skutečně rozumí procesům v dentálním skladu a pomohl nám zvýšit efektivitu“, pochvaluje si pan Vaník.

Podívejte se, jak Evidentist pomáhá v každodenním provozu

Díky zapojení do vývoje Evidentistu může LaDenta přicházet s vlastními nápady na vylepšení aplikace. Na jejich přání zavedl Evidentist „zboží na cestě“. Díky této funkci vždy vidíte, co jste nedávno objednali, takže nehrozí, že byste omylem udělali stejnou objednávku podruhé.

Co na Evidentistu v LaDentě nejvíce oceňují

Blanka Krejčová vyskladňuje zboží s Evidentistem. Stačí naskenovat produkt a je to.
Žádné zápisky na papírky nebo přepisování do tabulek.

Přehled o skladu odkudkoliv

V LaDentě dnes mají také přehled o tom, co dochází nebo čemu se blíží expirace – systém to hlídá automaticky a v přehledu materiálu včas označí, kterého zboží se to týká. Nikdo tak nemusí mít obavy z případné kontroly ze strany SÚKL. Výrazně také ubylo stresu z možných chyb v tabulkách nebo zapomenutých zápisů.

Digitální sklad navíc dělá dobrý dojem i na nové uchazeče o místo na zubní klinice při pracovních pohovorech. Oceňují hlavně skenování produktů při naskladnění a vyskladnění – většinou byli zvyklí všechno vypisovat ručně na papír nebo do excelových tabulek.

Díky Evidentistu se v LaDentě definitivně rozloučili s papírováním, tabulkami a zmatky ve skladu. Inventury zvládnou rychle a bez stresu, objednávky dělají na základě reálných dat a nad výdaji mají plnou kontrolu. Sklad konečně funguje tak, jak má – efektivně, přehledně a bez zbytečných starostí. A tým se může naplno věnovat tomu, co je opravdu důležité – pacientům.