Změna bez odporu: Jak připravit personál na digitální skladovou evidenci a jiné inovace

Zavádíte nový systém. Věříte, že vám i týmu ušetří práci. Jenže místo nadšení a vděku se na vás dívají s očima plnýma obav nebo dokonce s odporem.

Zažili jste to? Nejste sami. Obavy z novinek jsou běžné – ale dají se zvládnout. Ukážeme vám, jak se vyhnout zbytečnému odporu a jak předejít tomu, aby se personál změnám bránil. Třeba při zavádění digitální skladové evidence či jiné novinky.

Proč personál inovace odmítá

Abyste zvládli odpor překonat, pomůže vám nejdřív pochopit, z čeho pramení. Důvodů může být celá řada, nejčastěji vídáme tyto čtyři:

• strach ze změny,
• nepochopení změny,
• špatná zkušenost z minula,
• skeptická povaha člověka.

Strach ze změny

Nejčastější obava, kterou ve stomatologických praxích potkáváme. Tým se bojí, že mu změna přidá práci místo aby ulevil. Že bude muset „něco někde klikat“, místo aby se věnoval pacientům. Nebo že na něco zapomene a bude zle.

Změny s sebou přináší nejistotu. Lidé se obávají, že se budou muset učit nové postupy, nebo že je nezvládnou. Vnímají, že se mění zavedené pořádky a dosavadní postupy. Někdo může mít strach i z toho, že ho nový nástroj nahradí.

Zkuste se na situaci podívat jejich očima. Změna je pro ně zásah do známého prostředí. Ukažte proto každému, co mu novinka přinese a co ho čeká.

Nepochopení změny

„Máme přece XDENT, tak proč ještě něco dalšího?“ Nebo: „Majitel si zase něco vymyslel, ať si to dělá sám.“

Když personál nechápe, proč změna přichází, snadno ji odmítne jako zbytečnou. Vnímá nástroj jen jako módní výstřelek, ne změnu procesu, která má něco přinést.

Vysvětlete proto kolegům, že nejde jen o novou technologii, ale o způsob práce. A že je důležité, aby se do změny zapojili všichni – jinak to fungovat nebude a budete mít jen nástroj, který překáží a za který jste vyhodili peníze z okna.

Špatná zkušenost z minula

„To už jsme zkoušeli a nefungovalo to.“ Minulá selhání se do lidí zapisují. Možná pracovali na klinice, kde podobný nástroj zaváděli a pohořeli. Nebo zažili změny, které jim nikdo nevysvětlil. A teď se brání, aby to nedopadlo stejně.

Zeptejte se, co konkrétně se předtím nepovedlo. Možná nebyly nastavené procesy nebo nebyl čas na zaškolení. Když víte, co se minule nepovedlo, můžete to udělat lépe.

Skeptická povaha člověka

Snad v každém týmu se najde kolega, který je proti všemu. Bez ohledu na to, o jakou změnu jde, co přinese a jak moc se ho týká.

Berte to jako normu – nikdy se nezavděčíte všem. Předem proto s odporem počítejte a buďte vytrvalí. Pomůže vám zapojit do změny ty, kteří jsou otevření. A nechat, ať za vás mluví výsledky. Tím si postupně získáte i ostatní.

TIP: Už při náboru zjišťujte, jak se lidé staví k inovacím. Pokud jste progresivní klinika a chcete inovace zavádět, musíte mít v týmu lidi, kteří se změn nebojí.

Jak zavádět inovace v klidu a bez odporu

Pochopit, proč personál změny odmítá, je jen začátek. Máme pro vás tipy, jak nový nástroj nebo proces zavádět, aby ho kolegové přijali co nejlépe:

Zmapujte dopady a nastavte procesy

Před zavedením nového nástroje si ujasněte, co konkrétně se pro koho změní. My v Evidentistu například přesně pojmenujeme, co se po zavedení digitální skladové evidence stane a jak změnu jednotliví zaměstnanci pocítí.

Nastavte si také nové procesy, které nástroj přinese – ke každému kroku přidejte i odpovědnou osobu, která ho má na starosti. Protože jen zavedení systému samo o sobě nic nevyřeší – nástroj musíte správně používat.

Procesy si znázorněte třeba jako flowchart v nástroji Miro. Je zdarma a zvládne to každý. Díky tomu se v novém systému každý rychle zorientuje a hlavně odhalíte slabiny dřív, než je poznáte v provozu.

Vysvětlete smysl a cíle

Jakmile máte jasno v procesu, přichází na řadu komunikace směrem k týmu. Ideálně osobně – neodbývejte kolegy hromadným e-mailem. Vysvětlete, proč ke změně dochází, co od ní očekáváte a jaký má smysl. Tým musí cítit, že změna není výmysl, ale krok vpřed.

Neměly by to být jen obecné proklamace. Definujte měřitelné výsledky, podle kterých budete moci objektivně posoudit, jestli se inovace povedla a přináší, co jste od ní očekávali. Jasná data vám pomůžou rozptýlit pochybnosti a posilují důvěru v rozhodnutí.

Popište konkrétní dopady na jednotlivce

Při prezentaci změny jděte do detailu a odpovídejte na všechny (i nevyřčené) dotazy. Každému zaměstnanci vysvětlete, co změna znamená pro jeho každodenní praxi:

• „Maruško, místo X budeš nově postupovat podle Y.“
• „Franto, data už nebudeš zadávat do systému ručně, ale použiješ ABC.“
• „Věrko, tvá práce se nezmění, ale je důležité, abys věděla, že novinku zavádíme.“

„Naše sestřičky byly zvyklé řešit sklad na papíře a ze začátku přistupovaly ke změně skepticky. Evidentist braly jako nějaké zařízení z budoucnosti. Až během inventury si uvědomily, kolik jim to může ušetřit času a od té doby to šlape jako hodinky.“

MDDr. Jan Trčka
– Svět úsměvů

Pracujte s motivací

Se zavedením nového nástroje vám pomůže gamifikace – prostě z toho udělejte hru. Vyhlásit můžete třeba soutěž o nejaktivnějšího uživatele nového systému. Nezapomeňte na odměnu.

Lépe tím překonáte počáteční nejistotu, motivujete zaměstnance novinku vyzkoušet a zvyšujete šanci na její úspěšné přijetí.

Nastavte kontrolní mechanismy

Ze zkušenosti víme, že klíčové jsou první týdny. To, jak kolegové nástroj používají, pravidelně kontrolujte a dávejte jim zpětnou vazbu. Pokud narazíte na nedostatky, okamžitě to řešte – kolegy se ptejte, co mu vadí či nefunguje. Jedině tak můžete problém vyřešit.

Kolegům předem vysvětlete, proč kontrolu provádíte. Cílem není nikoho nachytat, ale vyzkoušet si používání nástroje a zajistit, aby vše fungovalo, jak má.

Buďte důslední

Systém musí fungovat. Pokud i přes vaši veškerou snahu někdo z týmu změnu ignoruje či podkopává, jednejte. V klidu, ale jasně popište situaci, nastavte očekávání a domluvte se na konkrétním řešení. Pravidla platí pro všechny – jinak ani sebelepší nástroj nebude fungovat.

Jsme v tom s vámi

V Evidentistu máme se zaváděním inovací ve stomatologii bohaté zkušenosti. Pokud se rozhodnete přejít na digitální skladovou evidenci, provedeme vás každým krokem – včetně přípravy týmu.